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Generación de reportes del sistema de Nómina ¡¡¡Importante!!! Si el proceso no le muestra algunas configuraciones para los reportes es necesario tener actualizado el sistema a la última versión y número de control. Ahora los pueden obtener con Excel, hoja libre de cálculo y delimitado por CSV. Los reportes a los cuales se le puede aplicar son:
Esta mejora se realizó con la finalidad de optimizar el tiempo de nuestros clientes, ya que anteriormente el proceso para generar un reporte tenía lapsos de horas, ahora será en cuestión de minutos para poder visualizar su reporte. Para configurarlo hay dos formas. Opción 1 Diríjase a Archivo – parámetros de la empresa
En la pestaña generales, en la parte de abajo hay una subpestañas ingrese a “Exportanción”
Se encontrará el apartado de “Hoja de cálculo predeterminada” Aquí usted elegirá que formato desea para su reporte.
Nota: Si usted cuenta con una licencia de Excel vigente, el sistema por ende no tomara en cuenta la hoja de cálculo libre. En caso de no contar con una licencia de Excel, deberá tener descargado libre office en su equipo.
Si selecciona el archivo Delimitado por comas tiene que colocar la ruta en donde se almacenará dicho reporte.
Opción 2 Ingrese a Archivo – Cambio de Hoja de cálculo
Aquí deberá colocar el Número que indica la pestaña, esto dependerá del formato que requiera para su reporte, (0 = Excel, 1 = Hoja de cálculo libre, 2 = Delimitado (CSV)). Al colocarlo aquí, automáticamente se actualizará en los parámetros de la empresa
Al dar clic en el botón de “OK” nos mandar un mensaje, seleccione que “Si” para que le considere el cambio.
Reporte de Acumulados Para generar el reporte de acumulados es necesario ir al menú reportes Acumulado.
En la ventana principal, en la parte superior de la ventana Existen 3 maneras de Generar el Reporte. La primera de Impresora manda el archivo inmediatamente a imprimir sin mostrar los datos.
La segunda de Archivo le da la opción de generar el reporte con diferentes tipos de archivos de los que puede seleccionar para guardarlo.
La última opción es la de Vista Preliminar la cual muestra en pantalla el reporte. Lo puede mandar a imprimir o bien guardar como PDF seleccionando la opción en la lista de impresoras.
En la parte central puede colocar la nómina y el periodo, con un solo renglón puede consultar los acumulados de varios periodos, o si lo prefiere agregar un nuevo renglón con el botón “ + “ para colocar un periodo diferente que no sea consecutivo e incluso agregar el acumulado de una nómina diferente.
En la parte inferior de la ventana se puede configurar la forma del reporte, el orden, si se desea agregar un Resumen y si el mismo se genera en una hoja por separado.
En el Botón Omitir/Incluir Afectaciones se puede configurar un filtro para que el reporte le muestre o le omita ciertos conceptos.
Al dar clic en aceptar se genera el reporte de acumulados mostrando los periodos y/o las nóminas en caso de que haya seleccionado más de una.
Al activar la casilla Salto Hoja en Resumen antes de generar el reporte el sistema coloca el Resumen de los acumulados en una hoja por separado y no seguido de los acumulados de los trabajadores.
Configuración de formato Hoja de cálculo libre ¡¡Importante!! En caso de que se vaya aplicar la configuración de “Cambio de Hoja de Cálculo o el de parámetros de la empresa”, deberá tener seleccionado dentro de la configuración del reporte “Archivo” y seleccionar el box “Excel” Este proceso aplica para el reporte de acumulados y Listado de nómina. Para aplicar la configuración antes mencionada, debe entrar a parámetros de la empresa o a Archivo – Cambio de hoja de cálculo y colocar el formato que se desea para el reporte.
Una vez seleccionado, le clic en “Ok”. Entra a Reportes – Nomina – Acumulados Configura su reporte según lo desee y deberá seleccionar “Archivo” y el box de “Excel”
Seleccionamos la palomita verde y en automático nos va a generar el reporte con libre Office.
Formato de reporte en Excel
Formato de Reporte Delimitado por CSV Diríjase a la ruta que destino para almacenar los reportes, que tiene por nombre Acm_Nmn
Listado de Nómina Para generar el Listado de Nómina es necesario ir al Menú Reportes, Nómina y en la opción Listado.
Después de dar clic en listado nos va a aparecer la ventana para generar el reporte aparecen las mismas opciones para generarlo Impresora, Archivo y Vista Preliminar, que funcionan de la misma manera anteriormente explicadas.
En la parte central e Inferior se configura la nómina y el periodo del que quiere generar el reporte, para que seleccione un rango de trabajadores o todos. Una vez seleccionado todo simplemente es necesario dar clic en aceptar para generar el reporte de acuerdo al tipo que seleccionó.
El reporte se puede generar ordenado por Clave, Nombre, Apellido, Categoría o Departamento.
El proceso para obtener este reporte utilizando la configuración de parámetros de la empresa, es la misma que la de acumulados. En este reporte lo único es que si requiere que se haga como tabulador se debe seleccionar el box de “Tabulador” Sea libre office o Excel con licencia respeta la tabulación.
Hoja de cálculo libre office El reporte con tabulador saldría de la siguiente forma.
Si no se selecciona el box de “Tabulador” el reporte saldría de la siguiente manera.
¡¡Importante!! Para las obtener los totales en los reportes que se obtengan con libre office (esto aplica para todos los reportes antes mencionados), se debe hacer lo siguiente: Deberá seleccionar la formula y dar clic derecho, le mandará las diferentes opciones en donde se deberá seleccionar “Formato de celda”
Nos mostrara la siguiente pestaña, en categoría se debe colocar “Número” en formato “Estándar” y damos clic en aceptar.
Posteriormente tendrá que darle clic al símbolo de Funciones
En automático nos parecerá la fórmula de la siguiente manera
Con el teclado deberá presionar la tecla “Enter” y en automático le dará el resultado.
Formato en Excel Con el box de “Tabulador” activo.
Sin activar el box de “Tabulador”
Resumen de Nómina Ingrese a Archivo – Cambio de hoja de cálculo o a parámetros de la empresa – Exportación Seleccione el tipo de formato con el que necesita su reporte. Dara clic en “Ok”
Al dar clic en el botón de “OK” nos mandar un mensaje, seleccione que “Si” para que le considere el cambio.
Para generar el reporte es necesario ir al menú Reportes - Nómina y en la opción Resumen de Nómina.
En la ventana de Configuración puede agregar los periodos que necesita, en caso de ser seguidos, con un renglón puede abarcarlos o si son de otro rango e incluso de otra nómina sólo es necesario agregar un renglón con el botón “ + “ y seleccionar la nómina y el periodo que requiere.
Si se desea ver la parte gravada y exenta de los conceptos es necesario Ordenar por Clave el Resumen, posteriormente activar Desglosar por trabajador y Seleccionar ISR en Gravados y exentos o IMSS según lo requiera.
Finalmente, al darle aceptar el sistema va a comenzar a cargar un documento en el formato que usted haya elegido anteriormente. El tiempo para que termine el proceso depende de la cantidad de trabajadores que tiene en su empresa o selecciono en el rango. Formato en Libre Office
Formato en Excel
Formato Delimitado por CSV El reporte se alojará dependiendo la ruta que tiene colocada en los parámetros de la empresa, se diferencia por el nombre Res_nom
Cuando se abre el sistema, los totales se colocarán con una formula y no el importe. Aquí se deberá seleccionar la columna con la formula y dar clic en el icono “Formulas”, posteriormente deberá seleccionar una celda antes y dar “Enter” con el teclado. Ejemplo: En la columna D fila 7 hay un total, se deberá seleccionar y dar clic en el símbolo de fórmulas, seleccionará la columna D fila 6 y dará “enter”. De esta manera podrá ver los importes de los totales.
Reporte de cédula de percepciones Para la configuración del formato de reporte se tiene que aplicar de la misma forma que en el resumen de nómina, esto antes de solicitar el reporte. Para generar dicho reporte es necesario ir al menú Reportes- Nómina - Cédula de percepciones.
En la ventana de configuración al igual que los otros reportes puede agregar uno o más renglones para otros periodos y/o nóminas. Se puede generar ordenado por Clave, Categoría, Departamento o Apellido.
Después de dar en aceptar el sistema comenzará a generar el reporte con el formato que nosotros hayamos elegido, es necesario esperar, ya que depende de la cantidad de trabajadores. Formato de reporte en Libre Office
Formato de reporte en Excel
Formato de Reporte Delimitado por CSV El reporte se alojará dependiendo la ruta que tiene colocada en los parámetros de la empresa, se diferencia por el nombre Ced_perc
Cuando se abre el sistema, los totales se colocarán con una formula y no el importe. Aquí se deberá seleccionar la columna con la formula y dar clic en el icono “Formulas”, posteriormente deberá seleccionar una celda antes y dar “Enter” con el teclado. Ejemplo: En la columna D fila 7 hay un total, se deberá seleccionar y dar clic en el símbolo de fórmulas, seleccionará la columna D fila 6 y dará “Enter. De esta manera podrá ver los importes de los totales.
Reporte Lista de Raya Para generar el reporte vaya al menú Nómina – Lista de Raya – Lista de Raya.
Salida del reporte: Puede enviarse como vista preliminar, guardar como archivo o enviar a imprimirlo. Nómina y Periodo: Debe de indicarle la Nómina y Periodo del cual se desea generar el reporte. Rangos: Se puede generar por todos los trabajadores o bien un rango de trabajadores en específico, así como se puede solicitar por orden de Clave, Categoría, Depto., Nombre o Apellido. Conceptos de Percepción y Deducción: En este apartado podrá indicarle al sistema en los campos Percepción 3, Percepción 4, Deducción 3 y Deducción 4, la clave de algún concepto en específico que deseen que se muestre en el reporte.
De clic en el botón que se desea agregar el concepto Mostrará el catálogo de los conceptos – seleccione el que desee agregar al concepto y paloma verde.
En automático se cambiará el nombre del botón, por el nombre del concepto que selecciono.
Al dar clic en paloma verde, generara el reporte solicitado, mostrando el cálculo, así como el neto a pagar al trabajador y como se puede observar en la columna que antes estaba con nombre Deducción 4, se reemplaza por el nombre del concepto que previamente se le indico al sistema así como el monto correspondiente a este.
Reporte de Conceptos de Gravados y Exentos Para generarlo es necesario ir al Menú Reportes, en la opción Conceptos, Grav./Exe.
En la ventana de configuración se puede seleccionar la nómina y el o los periodos de los cuales se necesita el reporte de los conceptos. Si se desea ver la parte Gravada para ISR y/o para IMSS es necesario cambiar la opción de trabajadores por la de Resumen en Reporte a Emitir. El reporte puede generarse por Clave, Categoría o Departamento.
El reporte va a salir generado de la siguiente manera, se va a mostrar la suma de los conceptos gravados de todos los trabajadores.
Si prefiere que el reporte se genere por trabajador en Reporte a emitir Seleccione Trabajadores para que le haga un desglose de cada trabajador, al final del reporte le aparecerá un resumen de todos los importes. El reporte lo puede ordenar por Clave, Nombre, Apellido, Categoría o Departamento.
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