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Contabilización en lote ¡¡¡Importante!!!
Este botón se encuentra en el menú principal>pólizas>Contabiliza en lote
Al acceder al módulo se presentará la siguiente ventana para parametrizar el tipo , naturaleza, y fechas de las cuales queremos consultar nuestros CFDI´S:
Dentro de las opciones incluidas para tipo de CFDI se encuentran:
Dentro de las opciones para la naturaleza se encuentran:
Esto significa que se solicitara al sistema de DD los documentos que coincidan con dichos parámetros, para poder contabilizarlos. Una vez realizada la parametrización se dará clic en el botón
En la parte de arriba de la ventana tenemos un botón de color gris
En la parte inferior de la venta podrá encontrar la configuración para generar su póliza
Por ejemplo, si en la solicitud que hicimos a Documentos Digitales se tienen los CFDI de un solo mes y elegimos la opción de “Día”, se creara una sola póliza que contiene todos los CFDI del dia, pero si en la solicitud hay comprobantes de 3 dias o más, se creara una póliza que contenga los CFDI del dia y también se crearan las pólizas de la misma manera en los otros dias correspondientes. Y bajo esta misma lógica funcionan la opción de mes, CFDI y RFC. Tipo y descripción para la generación de las pólizas: En esta sección podremos indicar el tipo de póliza que queremos usar para contabilizar nuestros CFDI, este catálogo de tipos de pólizas es el mismo de la empresa así mismo colocar el nombre.
La forma de usar estas variables es dinámica y depende del usuario colocarlas en el orden y de la forma correcta para que se creen los nombres de las pólizas como se requieran. Un ejemplo de cómo usarlas es, en caso de tener una solicitud con comprobantes de ingresos emitidos (facturas emitidas), seria colocar en este campo la siguiente leyenda:
Las variables que están disponibles se presentan a continuación y se deben de colocar de la siguiente forma, sin afectar el uso de mayúsculas o minúsculas:
Y al realizar la contabilización de XML, las pólizas se crearán dependiendo de la opción que indicamos en la sección de “Tipo y descripción para la generación de las pólizas:”, por ejemplo, si elegimos la opción de generar pólizas por día, las pólizas se mostrarán de la siguiente manera:
En esta misma sección se encuentran 3 opciones que a continuación se menciona su funcionalidad:
Generar partidas de ingreso: Para los cfdis tipo PUE el sistema nos permite generar en la misma poliza el cobro correspondiente, si no se activa entonces solo se generara la provisión y los demás campos estaran deshabilitados. Al activar esta opción se activan las 2 opciones de abajo Omitir póliza de provisión: Esta opción como su nombre lo dice , omitira generar las partidas de provision y solo generara las partidas de ingresos ,esto queda a criterio del usuario. Generar en póliza separada: Si se desea que se genera las partidas de provision mas las de ingresos pero en pólizas separadas entonces opte por activar esta casilla, de lo contrario todo se generar en la misma póliza En esta misma sección se encuentran 3 opciones que a continuación se menciona su funcionalidad:
Mostrar configuración por CFDI a contabilizar: Primeramente, hay que saber que, al realizar el proceso de contabilización en lote, se presentara la misma ventana de configuración de cuentas que se muestra al momento de contabilizar integrándose con Documentos Digitales. Esta opción sirve para que, en caso de que el sistema sepa que cuentas utilizar en cada CFDI a contabilizar, esta ventana no se muestre, lo que hará que el proceso no requiera interacción del usuario y sea mucho más rápido. En caso de que este activada esta casilla (esta activada por default), la ventana de configuración de cuentas se mostrara en todos los CFDI a contabilizar, y en caso de que este desactivada, solo se mostrara la configuración con los CFDI que les haga falta alguna cuenta para poder ser contabilizados. Omitir CFDIs con referencia de póliza: Esta opción es básicamente un filtro que nos mostrara únicamente los CFDI que no han sido contabilizados anteriormente mediante el mismo módulo de contabilización en lote. Ordenar primero cargos con múltiples CFDI´s en una sola poliza: Como dice la opción en la poliza que se genero, primero pondra los cargos de los cfdis que se haya seleccionado para contabilizar, y despues pondra los abonos. Predefinir cuentas: En la parte derecha de la ventana encontraremos el botón
Para habilitar el uso de estas cuentas predefinidas hay que habilitar el parámetro de “Utilizar cuentas predefinidas”. Estas opciones servirán para que el sistema sugiera de manera automática a que cuentas corresponden conceptos, como IEPS, ISR ret., IVA ret., devoluciones, etc., que son elementos que el sistema no guardaba en la base de datos. También será posible indicar cuentas de clientes, ventas e IVA pendiente de manera predefinida y el sistema únicamente las utilizara en caso de que no exista relación previa entre un RFC y una cuenta contable, ya que se respetara las relaciones entre cuentas y RFC´s que ya estén creadas. Adicional se cuenta con el parámetro de “Desglosar cuenta de descuento” que sirve para que, al momento de contabilizar varios comprobantes, por default, se contabilicen desglosando la cuenta de descuento, en caso de encontrar un CFDI que lo requiera. Después de configurar las opciones antes mencionadas, para realizar el proceso de contabilización se usará el botón Una vez que lo presionemos y si teníamos seleccionado cuando menos un comprobante, se presentará la ventana de configuración de cuentas mostrando la cuenta predefinida, en este caso fue la cuenta de bancos :
En caso contrario, si no se seleccionó algún comprobante el sistema mandara un mensaje de aviso, indicando que se van a seleccionar todos los comprobantes de la solicitud y si deseamos continuar:
La ventana de configuración de cuentas se puede presentar o no, dependiendo si seleccionamos la opción “Mostrar configuración por CFDI a contabilizar”, pero además se nos presentara siempre que el sistema no sepa a que cuenta mandar algún concepto de un XML.
el CFDI e ir dando clic en el botón
Se podrán contabilizar XML por línea de producto si dejamos vacío el campo de la cuenta de ingreso/gasto y si colocamos las cuentas correspondientes en la pestaña de partidas.
Al terminar el proceso el sistema nos mostrara un pequeño resumen sobre lo contabilizado:
En esta ventana se verá el total de CFDI contabilizados, así como cuales cancelamos con el botón ¡¡¡Importante!!! Notas:
Estas son las funciones que se tienen al contabilizar CFDI de Ingreso y Egreso, tanto emitidos como recibidos, que son muy similares a como se venía llevando la integración con Documentos Digitales, pero falta mencionar algunas particularidades que suceden con los CFDI de pago que a continuación se mencionan. Contabilización Complementos de pagoPara la contabilización de complementos de pago se considerará el registro del cargo o abono en la cuenta de clientes o proveedores, así como el cargo o abono en la cuenta de bancos, así como el traspaso de IVA, es importante mencionar que no se está considerando los registros relacionados con impuestos retenidos. El proceso es muy similar al de los CFDI de ingreso y egreso, pero se cuentan con algunos cambios desde que hacemos una solicitud a Documentos Digitales con comprobantes de tipo pago, mostrándose de la siguiente manera:
Como se puede ver, ahora se visualizan tres secciones, las cuales muestran la siguiente información:
Es importante mencionar que, para realizar la contabilización, nos basamos en las fechas de la sección 2, ya que esta fecha refleja realmente el momento del movimiento bancario. También se muestran opciones diferentes en la sección de “Tipo y descripcion para generación de las pólizas”, que a continuación se detalla que hace cada una:
Las demás opciones en la sección de creación de póliza funcionan de la misma forma que en el caso de los CFDI de ingreso y egreso. De la misma forma tenemos como cuentas para pagos con el botón:
Donde además de las opciones antes mencionadas para CFDI de ingreso y egreso, se cuenta con el parámetro de “Desglosar documentos relacionados” que nos ayudara a que la partida para la cuenta de cliente o proveedor se desglose una partida por CFDI relacionado al pago, por ejemplo, si un pago ampara el pago de 10 facturas, se crearan 10 partidas en la póliza, en caso de que no esté habilitado este parámetro, el sistema englobara en una sola partida el movimiento. De la misma forma se tendrán que seleccionar los comprobantes que deseemos contabilizar en la sección 1 de la solicitud y se tendrá que dar clic en el botón
Que es muy similar a la de provisiones de ingreso y egreso solo que se solicitan las cuentas indicadas, que son las que por el momento el sistema realiza. El sistema sabrá que cuenta de clientes o proveedores utilizar para la contabilización mediante la relación que se crea entre RFC y cuenta contable, tal como se venía haciendo con las provisiones de comprobantes de Ingreso y Egreso y también para la cuenta de IVA trasladado pendiente se usará la que guarda el sistema en la base de datos. Pero para que el sistema determine que cuenta bancaria utilizar se cuenta con las siguientes opciones:
Si el complemento de pago tiene indicada una cuenta bancaria ordenante o beneficiaria, el sistema buscará este dato en el catálogo de cuentas en el campo de 'No. de cuenta', ubicado en la sección de datos fiscales de la configuración de cada cuenta contable, y en caso de encontrarlo, sugerirá utilizar esta cuenta para la contabilización. Aquí se muestra el campo con el que se puede relacionar el número de cuenta ordenante o beneficiaria con una cuenta.
Además de crear la transacción correspondiente al complemento de pago, también se están considerando el registro de bases fiscales en la cuenta bancaria, el cual será registrado en caso de cumplir los siguientes requisitos: Importante!!! Para poder hacer el registro de las bases fiscales se debe de tener configurada previamente las tasas de IVA en los parametros de la empresa, para mas detalle ver guia 286
En este proceso también será posible crear el registro contable del traspaso de IVA al 16% u 8%, siempre y cuando en el sistema Documentos Digitales cuente con el CFDI relacionado, ya que para obtener los datos relacionado a los impuestos se hace una consulta a los CFDI relacionado al pago, porque en el complemento no vienen estos datos, solo el importe que se pagó. ¡¡¡Importante!!! Estas partidas de traspaso de IVA, por el momento realizan la contabilización de manera global, es decir, todos los traspasos de IVA se realizarán solo en una partida sin realizar un registro por cada comprobante ni por tasa de IVA. Las bases fiscales se pueden crear de forma desglosada o normal, esto quiere decir que el sistema puede crear una sola base fiscal si es que el complemento solo contempla el pago de una sola factura y esta tiene solo una tasa de IVA, pero también puede crear varias bases fiscales si es que el complemento contempla el pago de varias facturas con varias tasas de IVA.
Por ejemplo, en este caso se crearon varias bases de impuestos porque el complemento tiene relacionados varios CFDI con diversas tasas de IVA y se ven repetidas algunas tasas ya que el sistema crea una base fiscal para cada comprobante pagado, o, en otras palabras, no crea el registro por tasa de IVA en una sola base fiscal, sino que lo hace de manera desglosada por CFDI. ¡¡¡Importante!!! Nota:Como en ningún momento se solicita la cuenta de IEPS ni IVA exento para la contabilización de complementos de pagos, por el momento tampoco se realiza el traspaso de impuestos ni el registro de bases fiscales. ¡Comuníquese con nosotros!Contáctenos a los teléfonos: 55 8872 2795 y (96) e-mail: sop[email protected] Estrategia Empresarial S.A. de C.V. |
y si se mostrara la siguiente ventana con sus CFDI´S en el recuadro seleccionado en la parte inferior se encuentra su desglose por línea de producto :
El cual como nos lo indica su nombre nos permite activar filtros de búsqueda las cuales nos ahorraran tiempo en la operación de la herramienta 
que es opcional para el usuario que desee mandar siempre a una misma cuenta ciertos conceptos que puede haber en un CFDI, al seleccionarla se presentara la siguiente ventana:
en la configuración de cuentas, las pólizas generadas y las pólizas que fueron cuadradas contra una cuenta de diferencias. Este cuadre se llega a realizar cuando el CFDI, por cuestiones de manejo de decimales, no permite que una póliza quede 100% cuadrada y por lo general genera una diferencia de .01 o .02 centavos.
después, se presentará la siguiente ventana:
