Cómo Realizar la Integración Tipo Estándar

Objetivo: Esta guía le orientará paso a paso en el proceso de configuración para conectar sus operaciones comerciales con su contabilidad general bajo el esquema de Integración Estándar.

⚠️ ¡¡¡Importante!!! El sistema Administrador C2K 5.8 (N.C. 250730) se integra con el sistema Contafiscal C2K en sus versiones 6.0 (N.C. 250730) y superiores.

Requisitos Previos para la Integración:

Ambos sistemas deberán tener creadas sus respectivas empresas dentro de un mismo grupo, compartiendo exactamente el mismo RFC y con sus catálogos base previamente capturados.
Contar con la apertura del ejercicio fiscal (año a contabilizar) dentro de la empresa en Contafiscal C2K.
Las cuentas contables que se asignen durante este proceso deberán estar configuradas a último nivel (de afectación) en su catálogo de cuentas.

Parte 1 Configuración en Parámetros de la Empresa

Paso 1: Parámetros Generales

Antes de iniciar, es indispensable realizar la vinculación inicial de bases de datos. Para ello, ejecute los pasos descritos en nuestra guía de apoyo dedicada: 👉Consultar Guía de Ayuda 1356 - Vinculación de Parámetros Generales

Paso 2: Parámetros de la Empresa

Una vez vinculadas las bases de datos, ingrese al sistema Administrador C2K y diríjase al menú: Archivo > Parámetros de la empresa > pestaña Contabilidad > subpestaña Generales.

A. Cuentas de Mayor y Generación en Línea

En esta sección encontrará los campos para Clientes y Proveedores. Aquí se definen las cuentas de mayor correspondientes:

Generar cuentas en línea: Al activar esta casilla, el sistema creará de forma automática una subcuenta contable específica para cada cliente o proveedor nuevo que usted dé de alta en sus catálogos.

Nota de Catálogo: Para que esta automatización funcione correctamente, la cuenta asignada aquí como "Cuenta de Mayor" no debe ser de último nivel en Contafiscal C2K, ya que la cuenta de último nivel será la que el sistema cree en automático. La estructura de la clave en el Administrador C2K debe contar con un nivel menos que en Contafiscal C2K. (La configuración de este apartado es opcional).

B. Configuración de Aplicaciones para Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar

Esta sección se divide en dos finalidades operativas:

* Permite configurar la generación automática de pólizas por aplicaciones de tipo "Otro".

* Permite establecer el asiento contable para la base fiscal de IVA/IEPS cuando no se cuenta con el sistema Bancos C2K, o cuando se prefiere que el Administrador C2K ejecute dicha aplicación fiscal de forma directa.

C. Sección "Otros" e Impuestos

Cuenta Genérica: Si maneja una cuenta puente o genérica para clientes, puede asignarla en este apartado para que quede predeterminada en sus procesos cotidianos.

Contabilizar CFDI con: Aquí puede elegir la directiva de tiempo para sus pólizas. Seleccione si desea que se contabilicen con la Fecha de captura del movimiento o con la Fecha de timbrado fiscal.

D. Configuración de Facturación y/o Cuentas por Cobrar

El tipo de Integración Estándar se utiliza bajo la siguiente premisa: Todas las ventas de la empresa se abonan a una sola cuenta contable.

Ingrese a la subpestaña Facturación y Cuentas por cobrar y asigne las cuentas contables de último nivel correspondientes a: Ventas, Devoluciones sobre ventas, Descuentos sobre ventas, Tasas de IVA, así como IEPS o Retenciones en caso de aplicar.

En el apartado inferior de configuración, marque los campos específicos que requiera que el sistema concatene de forma automática en la descripción o concepto de la póliza.

📌 Nota Importante: En caso de no contar con el módulo de Facturación activo, las operaciones se pueden contabilizar por medio del módulo de Cuentas por Cobrar. Si ya configuró la subpestaña de Facturación, no es necesario realizar la misma configuración en Cuentas por Cobrar.

E. Configuración de Compras y/o Cuentas por Pagar

En la subpestaña Compras y Cuentas por pagar, bajo el modelo estándar, todas las compras se cargan a una sola cuenta global.

Asigne las cuentas de último nivel para: Compras, Devoluciones sobre compras, Descuentos sobre compras, Tasas de IVA, IEPS y Retenciones. Al igual que en el paso anterior, seleccione las variables deseadas para la descripción automática de las pólizas.

📌 Nota Importante: Si no cuenta con el módulo de Compras activo, el registro puede realizarse desde Cuentas por Pagar. Si configuró Compras, puede omitir Cuentas por Pagar.

F. Configuración de Inventarios

Diríjase a la subpestaña Inventarios. En el tipo de integración estándar, el costo de lo vendido se abona a una única cuenta contable.

Asigne sus cuentas de afectación para Costo de ventas y Devoluciones sobre costo de ventas (ambas a último nivel) para que el sistema integre de manera automática el costo en cada salida.

Configure el formato de descripción para las pólizas de este módulo.

✔️ Para finalizar esta sección: Una vez completadas las subpestañas anteriores, haga clic en el botón Aceptar para guardar de forma definitiva los cambios globales. El sistema abrirá la empresa con la interfaz activa.. 

Parte 2: Configuración de los Catálogos del Sistema

Una vez parametrizada la empresa, es necesario vincular las cuentas de afectación directa en cuatro catálogos esenciales:

1. Catálogo de Clientes y Proveedores

Ruta de acceso: Ingrese desde el acceso directo de la barra de herramientas o a través del menú Catálogos > Principales > Clientes / Proveedores.

Proceso: Seleccione un registro de la lista y haga clic en Editar.

En la pestaña Cliente o Proveedor, ubique el apartado Integración contable y asigne la cuenta de último nivel que le corresponde. Si maneja un control de anticipos, asigne también su cuenta específica en el campo inferior. Guarde los cambios.

2. Catálogo de Tipos de Documentos

Este catálogo define qué documentos tienen la facultad de interactuar con la contabilidad. Deben configurarse los documentos de nivel D (operativos) o nivel C (en el caso de Inventarios), tales como FACI (Factura Cliente), FACP (Factura Proveedor), CHEC (Cheque Cliente) y CHEP (Cheque Proveedor).

Ruta de acceso: Menú Catálogos > Principales > Tipos de documentos.

Configuración para Documentos de Facturación/Compras (FACI / FACP): Seleccione el documento (FACI o FACP), haga clic en Editar y desplácese a la pestaña Integración contable:

Configuración para Documentos de Facturación/Compras (FACI / FACP): Seleccione el documento (FACI o FACP), haga clic en Editar y desplácese a la pestaña Integración contable:

A. Genera póliza: Active esta casilla para indicar que el documento es contable.

B. Generar póliza en línea: Actívela si desea que la póliza se cree en automático al momento de guardar el documento.

C. Ver póliza en pantalla: (Opcional) Actívela si prefiere revisar visualmente el asiento contable antes de que se registre de fondo.

D. Módulo contabiliza: Seleccione el módulo de origen (Facturación o Cuentas por Cobrar/Pagar).

E. Tipo de movimiento: Indique la naturaleza fiscal del documento (Facturas, Recibos, Notas de Crédito, etc.).

F. Tipo póliza: Asigne el tipo de póliza correspondiente registrado en Contafiscal C2K (para facturas habitualmente se selecciona Diario).

G. Genera póliza de cancelación: Active esta opción para que, en caso de anular una factura, el sistema elabore automáticamente la póliza de cancelación.

H. Afecta acreedores diversos. Cuando contemos con un documento de Anticipo deberemos indicar si al contabilizarse va afectar una cuenta distinta de cliente o proveedor, siendo el caso de acreedores diversos (para clientes) o bien deudores diversos (para proveedores). 

I. En los Aspectos fiscales (Genera documento, Grava IVA, Grava ISR, Grava IETU). Estos parámetros se configuran solo cuando nuestros sistemas Administrador C2K regirá la parte Fiscal. 

J. Costo de Ventas (Solo salidas de inventario): Active "Genera Póliza" y el tipo de póliza correspondiente si requiere que de forma simultánea se contabilice el movimiento de almacén.

       - Ver póliza en pantalla (opcional). Esta opción se activa si requerimos visualizar la póliza durante su creación

       - Tipo póliza. Aquí se asigna el tipo de póliza existente en Contafiscal C2K que corresponderá al documento de salida de inventarios, se indicara el tipo de póliza que va a generar.

Debemos guardar las configuraciones realizadas al documento FACI o FACP, dando clic en, el botón Aceptar. 

¡¡¡Importante!!! Hasta este momento hemos realizado la configuración básica del sistema Administrador C2K para generar solo pólizas de egresos, ingresos y costos por nuestras ventas y compras. 

Configuración para Documentos de Pago/Cobro (CHEC / CHEP): Seleccione el documento de movimiento de caja/bancos (CHEC o CHEP), haga clic en Editar e ingrese a Integración contable. Configure bajo los mismos criterios anteriores, asegurando los siguientes parámetros específicos:

Nos posicionamos en la pestaña Integración contable, donde realizaremos la configuración del documento para que genere póliza. 

Se realiza la configuración de este documento del mismo modo que configuramos el documento FACI, en los puntos D, E y F, para este documento, debemos colocar lo siguiente: 

D. Módulo contabiliza: Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar (según corresponda).

E. Tipo de movimiento: Aplicación / Pago / Anticipo.

F. Tipo póliza: 002 - Ingresos o 003 - Egresos (según la naturaleza del flujo de efectivo).

¡¡¡Importante!!! Hasta este momento hemos realizado la configuración básica del sistema Administrador C2K para generar solo pólizas de egresos o ingresos por nuestras Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar. 

3. Catálogo de Bancos

Ruta de acceso: Menú Catálogos > Principales > Bancos.

Proceso: Seleccione su banco, haga clic en Editar y en el campo Cuenta contable asigne la cuenta específica de último nivel de su catálogo de Contafiscal C2K.

Nota: Si maneja distintas cuentas bancarias, es necesario registrar un renglón de banco independiente por cada número de cuenta para poder direccionarlas correctamente.

Al ingresar al catálogo nos mostrara el listado de nuestros bancos, seleccionamos el banco y damos clic en Editar. 

Nos posicionamos en el campo de Cuenta contable, donde podremos asignar la cuenta contable de último nivel del banco. 

4. Catálogo de Productos (Para Costo de Ventas)

Ruta de acceso: Menú Catálogos > Principales > Productos.

En el catálogo de productos nos encargaremos de configurar aquellos productos que se requieren para contabilizar y generar nuestras pólizas de costo de ventas, en cada uno de los productos indicaremos la cuenta contable del almacén. 

Proceso: Seleccione un artículo de la lista y haga clic en Editar. Diríjase a la pestaña Detalle y sitúese en la sección Integración contable > Inventarios. En el campo Almacén costo de venta, asigne la cuenta contable de último nivel que represente el valor de su inventario/almacén y presione Aceptar.

 En el campo Almacén costo de venta, asigne la cuenta contable de último nivel que represente el valor de su inventario/almacén y presione Aceptar.

¡Felicidades! Con estos pasos concluye formalmente la configuración de la Integración Tipo Estándar en su sistema Administrador C2K. A partir de este momento, cada movimiento capturado generará de forma automática o programada sus asientos contables directo a Contafiscal C2K.

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