Por si sigues pensando si debes almacenar comprobantes en XML

En varios cursos les he comentado la importancia de almacenar los comoprobantes digitales en su versión XML, el PDF y la representación impresa realmente sólo sirven para obtener la traducción ordenada y en español del archivo.

Las reglas I.2.7.1.1 y I.2.8.3.1.10 para CFDI y CFD respectivamente, disponen que para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI y CFD, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

Más clara no puede ser la disposición, sin embargo para los que dudan del alcance de esta disposición, le muestro a continuación lo que puede solicitar el SAT en caso de utilizar en las deducciones comprobantes digitales.

Si buscas otra razón para validar comprobantes…

Para todos aquellos que ya revisaron las reformas aprobadas para 2012 en materia de comprobantes fiscales, se habrán percatado que la nueva redacción de los artículos 29 y 29 B del Código Fiscal de la Federación, que se refieren a comprobantes digitales y comprobantes en papel con código de barras bidimensional respectivamente, incluyen la palabra PODRÁ, al referirse a la obligación de verificar los comprobantes en la página del SAT.

Hay personas que ven esto como una facilidad, aunque desde mi punto de vista es una bomba de tiempo, porque la opción puede generar que bajemos la guardia en cuanto a medidas de control, y en eso nos puede llegar un comprobante CLONADO y ni cuenta nos vamos a dar.

Aunado a esto, también hay nuevos tipos de delitos de defraudación quedando el artículo 109 del CFF como sigue:

ARTÍCULO 109.- Será sancionado con las mismas penas del delito de defraudación fiscal, quien:
(…)
VI. (Se deroga)
VII. Dé efectos fiscales a los comprobantes en forma impresa cuando no reúnan los requisitos del artículo 29-B, fracción I de este Código.
VIII. Darle efectos fiscales a los comprobantes digitales cuando no reúnan los requisitos de los artículos 29 y 29-A de este Código.

Al buen entendedor pocas palabras.

Reinventando las representaciones impresas de la Factura Electrónica

Y continuando con el “problema” que puede representar, verificar la validez de un comprobante digital, y en virtud de que los comprobantes con cédula “viejitos” han comenzado a terminarse, la Asociación Mexicana de Distribuidores de Automotores (AMDA) ofrecerá un sistema para imprimir facturas electrónicas con siete candados de seguridad que busca blindarlas de la falsificación.

El punto es que la gente sigue desconfiando del archivo que contiene solamente un impulso electrónico, y prefiere algo que pueda ver y tocar; pero como he comentado en otras notas, las representaciones impresas son mucho más vulnerables de ser falsificadas o clonadas.

La “nueva” representación impresa de la factura tiene elementos de seguridad parecidos a los que se utilizan en los cheques, como es el sello de agua, los bancos que otorgan créditos automotrices tendrán acceso a este sistema a fin de verificar que la factura del auto que tienen como garantía de pago sea original.

El Sistema de Autentificación de la Primera Impresión de Comprobante Fiscal Digital es una aplicación electrónica con la que los distribuidores ofrecerán a sus clientes una representación impresa más segura de su factura, recuerden que teniendo el archivo XML se puede visualizar e imprimir la factura cuantas veces se requiera.

Aunque yo utilizaría este mecanismo como un candado adicional, ya que definitivamente el sello digital SI es un verdadero candado de seguridad, siempre y cuando se cuente con el archivo XML, el cual es y seguirá siendo la FACTURA ORIGINAL.

¿Qué es el reporte mensual del SAT?

Sabías que primero tienes que firmar el reporte y luego enviarlo?…
Sabías que si estas en el esquema de CFDI no necesitas realizarlo?…

Empecemos por: ¿Qué es reporte mensual del SAT?

Es un archivo en formato .txt que significa que es un formato de puro texto; en donde te dice en una sola línea la información de cada factura que emitiste, y se desglosa de la siguiente manera: RFC de tu cliente, FE –indicando que es un Factura Electrónica-, número de folio, numero de serie –otorgados por el SAT- fecha y hora de expedición de la factura, monto, IVA y al final hay un 1 o un 0; indicando que si es 1 es que es una factura vigente y si es un 0 es que es una factura cancelada. Les dejo un ejemplo gráfico:

Como lo mencione en el boletín pasado, el reporte mensual es un reporte electrónico que el SAT te solicita para saber que uso le has dado a los folios que previamente te otorgo. Ahora hay que saber que este reporte solo lo tendrán que generar las personas o empresas que estén bajo el régimen de CFD (Comprobante Fiscal Digital) y que tienen hasta el día 5 del siguiente mes para presentarlo; por ejemplo, si van a entregar el reporte mensual de febrero, tienen hasta el 5 de marzo para enviarlo.

Las empresas o personas que se encuentran en el régimen de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) no es necesario que emitan este reporte; ya que cada factura q emites y mandas timbrar con  tu PAC, lo envía al SAT en ese mismo instante.

Ahora, ¿Cómo generas el Reporte Mensual del SAT?

Es extremadamente sencillo, ya que es requisito indispensable que el programa que hayas elegido para Facturar Electrónicamente en el esquema de CFD tenga esa opción; puesto que el software te lo debe de generar en automático.

¿Ya generé el Reporte Mensual y ya lo envío al SAT?

No, después de que el software de factura electrónica, te haya generado el reporte, tienes que entrar a la página del SAT firmarlo y posteriormente enviarlo, es un trámite que te lleva alrededor de 5 a 10 minutos y te recomiendo que lo hagas antes del 5 de cada mes para evitar saturaciones.

Finalmente, te dejo una liga en donde muestra un video bastante ilustrativo de cómo se firma y se manda un reporte mensual.

http://www.cfdenmexico.com/%C2%BFcomo-enviar-reportes-mensuales-al-sat/

Y otras ligas que te pueden ser de bastante utilidad:

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_15969.html

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/tramites_fiscales/guia_tramites/125_6453.html

Por qué las representaciones impresas de facturas electrónicas no son suficientes para realizar la deducción

Hasta el año pasado existía la regla I.2.11.4 que establecía en su primer párrafo lo siguiente:

 Para los efectos del artículo 29, fracción IV, primer párrafo del CFF, las impresiones de los comprobantes emitidos de conformidad con este Capítulo, tendrán los mismos alcances y efectos que los comprobantes fiscales digitales que les dieron origen.

Es por eso que hasta 2010, no había problema en sólo utilizar las representaciones impresas como documento válido para efectuar una deducción, desafortunadamente esta regla se derogó el 28 de diciembre de 2010.

Las nuevas reglas II.2.5.1.3 y II.2.7.1.5, que se puede decir “sustituyeron” a la anterior, ya no contienen el párrafo a que se hizo referencia, sólo enlistan los requisitos que deben contener dichas representaciones impresas, y no para hacer deducible el papel, sino para constatar que el archivo XML (que a simple vista no se le entiende nada) contiene la información solicitada por el SAT; pero no para sustituir a la factura electrónica que al final de cuentas es sólo un impulso electrónico, sino porque nosotros aún no contamos con un “chip” para leer o entender lo que ocurrió en este impulso electrónico, y la representación impresa es nuestra traducción para comprender el contenido.

Además el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación dispone que:

 Los contribuyentes que deduzcan o acrediten fiscalmente con base en los comprobantes fiscales digitales, incluso cuando dichos comprobantes consten en documento impreso, para comprobar su autenticidad, deberán consultar en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si el certificado que ampare el sello digital se encuentra registrado en dicho órgano desconcentrado y no ha sido cancelado.

Definitivamente para verificar un sello digital necesitamos un software validador. Este proceso tarda una fracción de segundo y nos garantiza que dicha factura no ha sido modificada desde que se selló. También podemos asegurar quién es el autor de dicho sello aplicando lo que expresa el SAT como “el no repudio”.