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¡Las 4 herramientas que cambiarán la comunicación en tu empresa!

Las herramientas de comunicación y colaboración existen desde hace mucho tiempo, podemos considerar el papel, como una de ellas, hasta el día de hoy tiene una gran importancia, con el tiempo ha cambiado esto, y aún más de forma acelerada en tiempos recientes, forzada por la necesidad de colaborar a distancia.

Actualmente, es imposible trabajar sin correo electrónico, probablemente es la herramienta de colaboración y comunicación más usada hoy en día, forma parte de las herramientas necesarias y esenciales para comunicarse en el trabajo. Sin embargo, está siendo desplazado por las aplicaciones de mensajería convirtiéndose en la herramienta de elección para muchos para la comunicación y colaboración.

El uso de las aplicaciones de mensajería ha crecido de manera exponencial en los últimos años, tomemos como ejemplo la aplicación más popular en México y otros países, WhatsApp se ha convertido en la forma más sencilla y popular para comunicarnos cotidianamente entre amigos y familiares, pero ahora se ha extendido su uso como herramienta de trabajo, como por ejemplo: generar prospectos, dar seguimiento a clientes, dar soporte técnico y por supuesto, como herramienta de colaboración entre compañeros de trabajo, pero no es perfecta.

El problema es, que como todas las cosas en este mundo tienen su lugar y usos, WhatsApp no fue creada con este objetivo. Según una investigación realizada por GUILD descubrió que, si bien el 38% de los profesionales usan WhatsApp para fines laborales, un 78% de estos usuarios quieren una alternativa mejor, lo que significa que la app no es exactamente una solución al problema de la comunicación en el ámbito laboral.

Aunque muchos se sientan cómodos con el uso del WhatsApp y no le vean inconveniente a su uso en el trabajo, hay cosas importantes que tenemos que considerar:

Privacidad

Muchos lo saben y si no te contamos, WhatsApp es una empresa de Facebook y desafortunadamente no tiene la mejor reputación a la hora de proteger y usar tus datos para otros fines aún sin tu consentimiento.

 

Separar la vida profesional de la personal

El usar la misma aplicación para tu uso personal y el de trabajo genera conflicto en varios sentidos. Hagámonos una pregunta ¿tiene sentido, usar la misma aplicación en donde te escriben chistes, te mandan a piolín de los buenos días, organizas todo para tu próxima salida de fin de semana con tus amigos y al mismo tiempo el lugar donde tienes tus juntas de trabajo, mandas tus reportes, resuelves un tema interno con detalles delicados? Creo que a más de uno nos ha pasado mandar por accidente un mensaje a algún grupo o persona de forma accidental, evidentemente esto puede generar problemas.

Si a esto le agregamos que le facilitas a tus compañeros de trabajo o peor aún que tu jefe(a) que puedan ver la última hora de conexión y si recibiste o no sus mensajes, pueden generar un ambiente poco sano en el trabajo.

Mantener una relación profesional

Muchas empresas hoy en día ya sea por políticas internas o con el fin de cumplir alguna norma deben de poder auditar las diferentes actividades que se desempeñan en las diferentes áreas de trabajo y esto puede incluir la comunicación interna.

El hecho de que en WhatsApp puedas borrar mensajes puede llevar a momentos incómodos, ya que se pierde la posibilidad de usarlo como evidencia.

Uno de los últimos puntos importantes a mencionar es que la única manera de iniciar una nueva conversación con alguien es agregando el número de teléfono y normalmente ese será el número personal.

Ventajas de una herramienta dedicada

Ambiente profesional: Puedes configurar tus horarios de trabajo esto delimitará en que horario y cuando te llegarán notificaciones de nuevos mensajes además de avisarle a los demás si estás disponible o no. Dependiendo de las configuraciones del administrador puede establecerse que toda la actividad se quede guardada y sirva para una posible consulta o como evidencia evitando muchos pretextos y confusiones.

Productividad: Al ser un espacio de trabajo unificado y centralizado, combinado con un poderoso motor de búsqueda y su conexión con múltiples aplicaciones/plataformas, permite tener todo de forma más organizada y centralizada. Esto se puede traducir en mayor eficiencia al perder menos tiempo buscando cosas y abriendo otras aplicaciones.

Actualidad: Te permite tener los grupos de conversación y/o colaboración organizados por tema, interés o proyectos, adicionalmente, todo se queda almacenado desde la creación de la conversación, entonces, no importa cuando te hayas unido podrás ponerte al día fácilmente o consultar algún tema ya tratado.

Universal: Son aplicaciones que normalmente pueden ejecutarse desde cualquier navegador o si lo prefieres tienen aplicaciones dedicadas para los sistemas operativos más populares. Además, al usar tu correo electrónico, puedes iniciar sesión fácilmente en donde quieras y de forma simultánea.

Flexibilidad: Te permite agregar colaboradores o clientes de manera temporal a alguna conversación o video llamada, solo teniendo su correo electrónico. A su vez esto te permite darle más formalidad y seriedad a las comunicaciones entre compañeros y clientes.

Herramientas

Si bien nuestra recomendación es adoptar alguna herramienta dedicada para llevar de mejor manera la comunicación y colaboración dentro del trabajo, también te recomendamos tomar en cuenta estos puntos para que la transición sea exitosa y más agradable:

Estar dispuesto a aceptar el cambio y la innovación

Los cambios no son sencillos, la curva de aprendizaje no es alta, pero requiere constancia y dedicación.

Crea guías sencillas fáciles de entender

Se pueden crear guías, por ejemplo, en formato pdf con gráficos y ejemplos sencillos con casos de uso.

Clasifiquen qué temas y/o procesos son más apropiados llevar ahí

Analicen qué temas, antes tratados por correo, mensaje o llamada son mejor llevarlos en las herramientas designadas. Pueden incluir:

– Actualizaciones de proyectos

– Seguimiento a problemas con los clientes (Tickets)

– Conversaciones casuales entre departamentos

– Una junta exprés

Configurar notificaciones adecuadamente

Puede llegar a ser abrumador, perder su importancia o peor aún crear distracciones, cuando se reciben múltiples notificaciones no relevantes a lo que estamos haciendo. Este tipo de herramientas no solo te permiten decidir en qué momentos del día recibir notificaciones, pero además tienes la posibilidad de seleccionar por grupo de conversación, sin perder la posibilidad de poder seguir estando al día cuando tu agenda lo permita.

Retroalimentación

Se recomienda tener una vez cada 15 días o una vez al mes una pequeña plática dando los puntos de vista del uso de la herramienta, tratando de mejorar la experiencia en el uso de las herramientas y tratar de corregir cosas de ser necesario.

Conclusión

Existen muchas herramientas de colaboración y cada una de ellas trata de diferenciarse especializándose en diferentes cosas, te invitamos a que visites cada una de sus páginas web para ver sus características y determinar cuál se adecua más a necesidades de la empresa y sus operaciones.

Te enlistamos las herramientas más populares, cabe mencionar que la gran mayoría ofrecen versiones gratuitas y de pago.

  • SLACK https://slack.com/intl/es-mx/
  • Teams https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-teams/group-chat-software
  • Asana https://asana.com
  • Trello https://trello.com/es