Uno de los elementos más interesantes del universo tecnológico es la firma electrónica avanzada como en un inicio se le conoció (FEA), Porque es el elemento que identifica a cada ciudadano en el mundo digital.
Se vincula a datos biométricos, y eso es lo que la hace única e irrepetible como cada ser humano.
Sin embargo, conocemos historias de personas que en la ignorancia sobre cómo utilizar esta firma electrónica, delegan en terceros su uso resultando en fraudes y abusos de confianza. Con el inconveniente de que es prácticamente imposible buscar la justificación en una suplantación de identidad.
Por ello resulta inquietante el pensar que ahora para realizar trámites ante el IMSS, será forzoso utilizar la firma electrónica del patrón, cuando que una de las instrucciones que se le da a la persona cuando se le entrega esta firma, es que no la comparta con nadie para evitar riesgos. Y no exagero al compartir las siguientes inquietudes:
1. Es una firma con valor legal pleno, no un simple usuario/contraseña. Los actos firmados con e.firma tienen el mismo valor jurídico que una firma autógrafa, conforme al artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación y la Ley de Firma Electrónica Avanzada. Esto significa que cada alta, baja o modificación salarial que un empleado de RH firme con la e.firma del representante legal se considera jurídicamente como si esa persona física la hubiera firmado de puño y letra. Ahí está el problema de fondo: la e.firma es personal e intransferible por diseño (así opera en el SAT para todos sus usos), y compartirla con terceros contradice esa naturaleza, aunque el trámite en sí sea rutinario.
2. Responsabilidad en caso de error o abuso. Si un empleado de Recursos Humanos usa la e.firma del representante legal y comete un error, actúa fuera de sus facultades, o —peor— la usa de forma indebida (por ejemplo, para inflar nómina, dar de alta trabajadores ficticios, o manipular salarios base de cotización), la firma queda vinculada legalmente a la persona titular del certificado, no al empleado que la operó materialmente. Es difícil deslindar responsabilidad después del hecho, sobre todo frente al SAT o al propio IMSS.
3. El IMSS mismo ha detectado fraude masivo ligado a este tipo de accesos. En julio de 2026 el IMSS emitió una alerta nacional tras detectar casos en los que empresas amanecían con hasta 15 mil trabajadores falsos registrados en un solo día. Esto no prueba que venga de e.firmas compartidas, pero sí ilustra que el instituto está viendo abuso a gran escala en movimientos afiliatorios electrónicos, justo el tipo de trámite que ahora requiere e.firma exclusiva.
4. Riesgo operativo, no solo legal. Las empresas cuya e.firma se encuentre vencida no podrán realizar oportunamente movimientos afiliatorios, y a partir del 15 de octubre no se permitirá el acceso a los trámites con otros certificados. Si la e.firma del representante legal la trae en su computadora personal o USB una sola persona de RH, y esa persona no está o pierde el archivo, se paraliza toda la operación patronal ante el IMSS (altas, bajas, incapacidades, modificaciones salariales).
Pareciera que nuestra única alternativa es que cada empleado del patrón se vincule a través del escritorio virtual del IMSS utilizando su propia firma electrónica. Es decir, la forma correcta —y la que mitiga el riesgo que describes— no es que el personal de RH use la e.firma del representante legal directamente, sino que cada persona que va a operar trámites tenga su propia e.firma y esté formalmente apoderada y vinculada en el sistema, en lugar de compartir credenciales.
La e.firma tiene el mismo valor jurídico que una firma autógrafa, esto significa que cada movimiento afiliatorio firmado con este mecanismo compromete legalmente a quien aparece como titular del certificado. Por tratarse de una firma personal e intransferible, es importante revisar quién y cómo la utiliza dentro de su organización, particularmente en áreas operativas como Recursos Humanos y Nómina, que gestionan estos trámites de forma cotidiana.
Recomendaciones
Verifica vigencias. Confirma que la e.firma de la empresa (persona moral o física) y la de sus representantes legales estén vigentes ante el SAT; su renovación puede requerir cita presencial.
Formaliza la vinculación, no compartas credenciales. En lugar de que el personal de RH o Nómina utilice la e.firma del representante legal, cada persona que opere trámites debería contar con su propia e.firma y quedar vinculada como «administrador» en el Escritorio Virtual, con alcance limitado a los actos que le correspondan.
Documenta el alcance de la autorización. Complementa la vinculación electrónica con un poder especial o comunicación interna que delimite claramente qué trámites puede realizar cada persona autorizada.
Planifica con anticipación. No esperes a los últimos días de septiembre: los sistemas del SAT y del IMSS pueden saturarse conforme se acerque el 13 de octubre de 2026.
Revisa accesos periódicamente. Da de baja la vinculación de cualquier persona que deje su puesto o cambie de función.
