La contabilidad solo se puede exhibir en archivos electrónicos como lo marca CFF

CONTABILIDAD, EL CONTRIBUYENTE NO ESTÁ OBLIGADO A PRESENTARLA ANTE LA AUTORIDAD FISCAL EN FORMA DE INTEGRACIONES ESPECIALES.- De la interpretación sistemática de los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación, y 26 a 29 de su Reglamento, se tiene que la contabilidad y los documentos que la integran, la componen los registros y cuentas especiales a que obligan las disposiciones fiscales, los que llevan los contribuyentes aun cuando no sean obligatorios, y los libros y registros sociales a que obliguen otras leyes, los papeles de trabajo, registros, cuentas especiales, equipos y sistemas electrónicos, así como la documentación comprobatoria; por lo que, en términos generales, fuera de los libros diario y mayor, no existen parámetros específicos en cuanto a qué documentos en especial conforman la contabilidad y qué datos deben contener tales documentos; de donde se sigue que la contabilidad se integra por todos aquellos documentos que el particular lleve de la manera en que sean de su utilidad, siempre y cuando cumplan con los requisitos exigidos por la ley. En esa medida, es menester que la autoridad fiscal al ejercer sus facultades de comprobación, se limite a solicitar los documentos, datos e informes que conforman la contabilidad de la contribuyente, respetando la manera en que esta la lleva, y no solicitar que tales documentos, datos e informes le sean proporcionados a manera de integraciones, de la forma concreta y específica en que la propia autoridad lo indique; pues ello implica que el gobernado se vea en la necesidad de elaborar papeles de trabajo o “integraciones especiales” que no tenía, y que si bien pueden ser obtenidos a partir de los datos que se contienen en la contabilidad y que pueden ser revisados por la autoridad, la cuestión es que de momento no formaban parte de la contabilidad y tienen que elaborarse a petición de la autoridad de una forma específica. En consecuencia, la documentación que la autoridad tributaria solicita a manera de integraciones especiales, no está expresamente especificada en la ley; y por ende, no puede ser solicitada por ella, por no ser parte de la contabilidad, la cual en todo caso debe ser revisada por la autoridad en la forma en que se encuentra, y a partir de dicha contabilidad determinar si la manera en que aparece satisface los requisitos de ley, y si con ellas se acredita el legal cumplimiento de las obligaciones respectivas.
Juicio Contencioso Administrativo Núm. 28467/14-17-04-4/1287/15-S1-02-04.- Resuelto por la Primera Sección de la Sala Superior del Tribunal Federal de Justicia Administrativa, en sesión de 18 de agosto de 2016, por mayoría de 3 votos a favor y 2 votos en contra.- Magistrada Ponente: Nora Elizabeth Urby Genel.- Secretaria: Lic. Brenda Virginia Alarcón Antonio. (Tesis aprobada en sesión de 1° de diciembre de 2016)

El nuevo Anexo 24 y las especificaciones del XML en inglés

En términos de la regla miscelánea 1.8 el SAT dio a conocer el nuevo anexo que es donde se establecen los lineamientos para la contabilidad electrónica. Recordemos que la Suprema Corte determinó que lo único inconstitucional de la contabilidad electrónica era el anexo 24 pero en lo que respecta a que los lineamientos para integrar los archivos XML se encuentran en una página web en idioma inglés, que es distinto al idioma oficial que se debe utilizar para registrar la contabilidad en este país que es el español o castellano.

La página en cuestión no ha cambiado y sigue estando en inglés, pero lo que si se ajustó fue el anexo 24, ya que ahora solo contiene el listado de los requerimientos de información de los documentos que se envían al SAT y los catálogos involucrados y hasta el final del documento se encuentra el siguiente texto:

La referencia técnica en materia informática para la construcción de los archivos digitales XML que contienen la información mencionada en el presente Anexo, se encuentra contenida en el documento técnico, que deberán utilizar los entes especialistas en informática y telecomunicaciones que realicen la construcción de cada uno de los archivos a enviar a través del Buzón Tributario o el portal de trámites.

Por lo que para conocer el detalle de cómo se integran las pólizas, balanzas y demás documentos relacionados es necesario bajar un nuevo documento: Contabilidad en medios electrónicos, Anexo Técnico​, que nos remite a un documento con todas las especificaciones y la remisión a una nueva referencia en el siguiente sitio web http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance que por cierto sigue estando en inglés pero con la novedad de que al final del documento están las opiniones de varios expertos en este tema, incluso asesores de PAC´s que justifican el por qué es necesario que las especificaciones permanezcan en inglés, de las cuales cito sólo un extracto:

“Dada la explicación técnica anterior y basado en mi experiencia como Arquitecto de Software, veo correcta la definición de solución que plantea el Servicio de Administración Tributaria, para el intercambio de información vía XML, resaltando que el espacio de nombres debe ser interpretado por una plataforma de software y no accedido por un humano.”

Por lo tanto, el documento contiene una advertencia del SAT para justificar el idioma inglés por lo que se indica que: La referencia al consorcio W3 descrita en este documento es de carácter puramente tecnológico, todos los lineamientos que ahí se describen corresponden a un lenguaje de programación que no pueden traducirse a la forma y sintaxis de otro idioma como el español. Dicho lenguaje de programación es de uso exclusivo de los sistemas informáticos y no para uso del contribuyente o usuario final.

El problema es que los contribuyentes que pagamos impuestos, los que calculamos e integramos la información financiera aún somos seres humanos y en México el idioma conocido es el español, pero ahora me pregunto cómo se sentirán los ministros de la Suprema Corte de Justicia ante tal información y hasta qué punto será necesario reformar la Constitución que está a punto de cumplir sus primeros 100 años para contener las garantías necesarias hacia los ciudadanos en este mundo digital. De cualquier modo nos vemos el próximo 17 de octubre en la CANACO para platicar del tema y aprender a vincular CFDI en las pólizas porque también se dio a conocer en la Cuarta Modificación Miscelánea que este anexo entra en vigor el 1 de noviembre de 2016.

“¿Son tus ojos los de un simple mortal?
¿Ves las cosas como las vemos nosotros?” JOB 10:4 NVI

Descarga el ANEXO 24
Descarga el ANEXO TÉNICO

El elaborar un archivo XML no es precisamente “pan comido”

Existe mucha especulación respecto a los cambios al Anexo 24 respecto de la aparición de un nuevo REPORTE AUXILIAR DE POLIZAS, que se utiliza para aquellos casos donde según refiere la regla I.2.8.1.6: . En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

Por lo tanto, es necesario considerar que convertir esta clase de reportes a XML tiene que ser conforme al formato oficial, que por cierto estamos esperando junto con la publicación oficial del nuevo calendario para la prórroga de la entrega de la contabilidad.

Pero este asunto lo explica mejor un ingeniero así que te recomiendo ver el video dando clic aquí

Vean como no se puede tener el control de todo

Me encanta cuando Dios interviene y me cierra la boca para tocar el corazón de los que toman decisiones en este país, aunque es importante que no se relajen demasiado al final el plazo para el juicio “final” tiene una nueva fecha: 31 de enero de 2015, así que aprovechemos este tiempo extra para asimilar mejor el proceso de evolución al mundo digital.

Agradezco a Consilium y el equipo de trabajo de esta gran capacitadora líder en el sureste del país el que me enviarán la siguiente colaboración para compartirla con ustedes.

El día 6 de Agosto de 2014 se publica en la página del Servicio de Administración Tributaria un nuevo Proyecto de la Tercera Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014 en la cual destacan diversas modificaciones en materia de contabilidad. Cabe mencionar que este Proyecto se encuentra pendiente de publicar en el Diario Oficial de la Federación.

A continuación abordaremos los puntos principales de las modificaciones publicadas:

 Se aclara que la balanza de comprobación se enviará a nivel de cuenta mayor y subcuenta a primer nivel.

 Se establece que en caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales digitales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.

 Se adiciona la definición de balanza de comprobación la cual es aquella que se determine conforme al marco contable que aplique el contribuyente para la elaboración de su información financiero, como pudieran ser las Normas de Información Financiera (NIF) o los Principios Estadounidenses de Contabilidad (USGAAP). El marco contable debe ser emitido por un organismo profesional competente y estar vigente en el momento en que se deba cumplir con la obligación de llevar contabilidad.

 Se aclara que los contribuyentes deberán clasificar su catálogo de cuentas de conformidad con el código agrupador del catálogo establecido en el anexo 24 asociando el código que sea más apropiado de acuerdo con la naturaleza de la cuenta.

 Se establece que son parte de la contabilidad los papeles de trabajo relativos al cálculo de la deducción de inversiones. Estos se deben relacionar con la documentación comprobatoria que permita identificar la fecha de adquisición del bien, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual.

 Se modifica el plazo para efectuar los registros o asientos contables pasando a ser de 5 días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad a ser dentro del mes siguiente.

 Se da la facilidad de incorporar en los registros contables la expresión “NA” en lugar de señalar la forma de pago, en caso de no contar con la información que permita identificar el medio de pago.

 Se estable que en los casos en que la fecha de emisión de los CFDI sea distinto a la realización de la póliza contable, el contribuyente podrá considerar como cumplida la obligación si la diferencia no es mayor al mes siguiente.

 Se difiere el envío de las balanzas de comprobación de personas morales correspondientes a los meses de Julio a Diciembre de 2014 hasta el mes de Enero de 2015.

 Se aclara que el catálogo de cuentas lo enviarán en Octubre de 2014.

 En cuanto al envío de pólizas correspondientes a los meses de Julio a Diciembre de 2014 respecto a algún trámite de devolución o compensación, se establece que la entrega será en Enero de 2015.

Lo que vale del comprobante digital es el archivo

La Procuraduría de la Defensa del Contribuyente (PRODECON) dio a conocer por medio de su página de Internet: www.prodecon.gob.mx, el Análisis Sistémico 6 correspondiente a 2013, que contempla:

La autoridad fiscal interpreta que la Regla I.2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2013, relativa al almacenamiento de los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), en su formato electrónico XML, es aplicable incluso a personas físicas no obligadas a llevar contabilidad, por lo que a éstas, para acreditar sus deducciones personales (las cuales tutelan su derecho al mínimo vital) no les basta con conservar la representación impresa de dichos comprobantes.

Pero lo que más gusto me dio fue ver que el Instituto Mexicano de Contadores Públicos lo haya difundido, para romper con varios mitos que no nos ayudan y más ahora que casi todos vamos a emigrar a CFDI.

Fundamento para almacenar archivos XML

Este asunto de interactuar con facturas electrónicas, resulta casi siempre en un cuestionamiento constante acerca de un proceso tan intangible, que hemos optado por hacernos de la vista gorda, sin embargo, es importante que comparta con ustedes las reglas que fundamentan la necesidad de que todos los contribuyentes que emitan o reciban comprobantes digitales, los archiven en su formato XML (no PDF, mucho menos representación impresa).

Almacenamiento de CFD

I.2.8.3.1.10. Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban los CFD´s a que se refiere la regla I.2.8.3.1.12., deberán almacenarlos en los términos de la regla I.2.7.1.1., debiendo, además, cumplir con los requisitos y especificaciones a que se refieren los rubros I.B y I.C del Anexo 20.

Los contribuyentes deberán mantener actualizado el medio electrónico, óptico o de cualquier otra tecnología, durante el plazo que las disposiciones fiscales señalen para la conservación de la contabilidad, así como tener y poner a disposición de las autoridades fiscales, un sistema informático de consulta que permita a estas últimas, localizar los CFD´s expedidos y recibidos, así como la revisión del contenido de los mismos.

Los CFD´s emitidos en los sistemas electrónicos de sucursales o establecimientos se generarán exclusivamente a partir del registro electrónico contenido en el sistema de facturación o punto de venta, debiendo de mantener almacenados temporalmente los CFD´s y los registros electrónicos que les dieron origen y transmitirlos dentro del término que señala la regla II.2.6.2.5., fracción II, segundo párrafo dejando evidencia de la fecha y hora de transmisión. El almacenamiento temporal se deberá hacer, como mínimo, por un plazo de tres meses.

Almacenamiento de CFDI

I.2.7.1.1. Para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

Por si sigues pensando si debes almacenar comprobantes en XML

En varios cursos les he comentado la importancia de almacenar los comoprobantes digitales en su versión XML, el PDF y la representación impresa realmente sólo sirven para obtener la traducción ordenada y en español del archivo.

Las reglas I.2.7.1.1 y I.2.8.3.1.10 para CFDI y CFD respectivamente, disponen que para los efectos de los artículos 28, cuarto párrafo y 30, cuarto párrafo del CFF, los contribuyentes que emitan y reciban CFDI y CFD, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

Más clara no puede ser la disposición, sin embargo para los que dudan del alcance de esta disposición, le muestro a continuación lo que puede solicitar el SAT en caso de utilizar en las deducciones comprobantes digitales.

Reinventando las representaciones impresas de la Factura Electrónica

Y continuando con el “problema” que puede representar, verificar la validez de un comprobante digital, y en virtud de que los comprobantes con cédula “viejitos” han comenzado a terminarse, la Asociación Mexicana de Distribuidores de Automotores (AMDA) ofrecerá un sistema para imprimir facturas electrónicas con siete candados de seguridad que busca blindarlas de la falsificación.

El punto es que la gente sigue desconfiando del archivo que contiene solamente un impulso electrónico, y prefiere algo que pueda ver y tocar; pero como he comentado en otras notas, las representaciones impresas son mucho más vulnerables de ser falsificadas o clonadas.

La “nueva” representación impresa de la factura tiene elementos de seguridad parecidos a los que se utilizan en los cheques, como es el sello de agua, los bancos que otorgan créditos automotrices tendrán acceso a este sistema a fin de verificar que la factura del auto que tienen como garantía de pago sea original.

El Sistema de Autentificación de la Primera Impresión de Comprobante Fiscal Digital es una aplicación electrónica con la que los distribuidores ofrecerán a sus clientes una representación impresa más segura de su factura, recuerden que teniendo el archivo XML se puede visualizar e imprimir la factura cuantas veces se requiera.

Aunque yo utilizaría este mecanismo como un candado adicional, ya que definitivamente el sello digital SI es un verdadero candado de seguridad, siempre y cuando se cuente con el archivo XML, el cual es y seguirá siendo la FACTURA ORIGINAL.

¿Cómo denuncio la falta de entrega de un XML?

Como recordarán el archivo XML es la factura electrónica en su versión original, y hay establecimientos donde no se está entregando dicho archivo, tampoco la representación impresa y te prometen el envio por correo electrónico, pero te quedas esperando y cuando llamas solicitando tu factura te dicen que como ya pasó tiempo, pues que no te la pueden dar.

A mi no me gusta recomendar una denuncia, porque eso no hace que recuperes tu factura o recibo, es sólo para que el SAT verifique si en realidad el establecimiento emite comprobantes, pero a veces será necesario cuando la situación ya resulta en que no puedas efectuar una deducción.

Si no te quieren entregar factura en XML presenta un escrito libre, en sobre cerrado con la leyenda “Confidencial” en oficinas del SAT, el problema es que este escrito debe ir acompañado en su caso, de documentación que soporte las presuntas irregularidades denunciadas y de los siguientes datos:
• Nombre de la persona física o empresa que denuncia,
• Domicilio donde puede ser localizada,
• Actividad a la que se dedica,
• Fecha en que se conocieron los hechos denunciados, y
• Descripción de manera pormenorizada las conductas presuntamente irregulares en que incurre el contribuyente denunciado, por ejemplo: no expide comprobantes por los servicios que presta, lleva doble contabilidad, no presenta las declaraciones anuales o de pagos provisionales, etc.

También puedes hacerlo por los siguientes medios:

Correo electrónico, podrá presentar la denuncia en la siguiente cuenta de correo: denuncias@sat.gob.mx.

Por teléfono, deberá marcar al 01 800 46 36 728, digitando la opción número 8 “Denuncias y quejas” del menú principal y posteriormente la opción 2 “Denuncias por evasión fiscal”.

La información que se proporcione por cualquiera de los medios antes descritos, y la que derive de la investigación y sus resultados, es clasificada como reservada; razón por la cual no se proporciona información alguna relacionada con la denuncia presentada.

Por qué las representaciones impresas de facturas electrónicas no son suficientes para realizar la deducción

Hasta el año pasado existía la regla I.2.11.4 que establecía en su primer párrafo lo siguiente:

 Para los efectos del artículo 29, fracción IV, primer párrafo del CFF, las impresiones de los comprobantes emitidos de conformidad con este Capítulo, tendrán los mismos alcances y efectos que los comprobantes fiscales digitales que les dieron origen.

Es por eso que hasta 2010, no había problema en sólo utilizar las representaciones impresas como documento válido para efectuar una deducción, desafortunadamente esta regla se derogó el 28 de diciembre de 2010.

Las nuevas reglas II.2.5.1.3 y II.2.7.1.5, que se puede decir “sustituyeron” a la anterior, ya no contienen el párrafo a que se hizo referencia, sólo enlistan los requisitos que deben contener dichas representaciones impresas, y no para hacer deducible el papel, sino para constatar que el archivo XML (que a simple vista no se le entiende nada) contiene la información solicitada por el SAT; pero no para sustituir a la factura electrónica que al final de cuentas es sólo un impulso electrónico, sino porque nosotros aún no contamos con un “chip” para leer o entender lo que ocurrió en este impulso electrónico, y la representación impresa es nuestra traducción para comprender el contenido.

Además el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación dispone que:

 Los contribuyentes que deduzcan o acrediten fiscalmente con base en los comprobantes fiscales digitales, incluso cuando dichos comprobantes consten en documento impreso, para comprobar su autenticidad, deberán consultar en la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria si el número de folio que ampara el comprobante fiscal digital fue autorizado al emisor y si el certificado que ampare el sello digital se encuentra registrado en dicho órgano desconcentrado y no ha sido cancelado.

Definitivamente para verificar un sello digital necesitamos un software validador. Este proceso tarda una fracción de segundo y nos garantiza que dicha factura no ha sido modificada desde que se selló. También podemos asegurar quién es el autor de dicho sello aplicando lo que expresa el SAT como “el no repudio”.