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PROCESO DE TABLA EQUIVALENCIA Recuerde que este proceso se realiza cuando se generaron cambios de estructura en el catálogo de cuentas. Para realizar el proceso de tabla de equivalencias es necesario que usted tenga generadas dos empresas, la primera es con la que ha estado trabajando normalmente y debe dar de alta una nueva empresa donde se tenga sólo el catálogo con la nueva estructura.
Una vez que se tengan los dos registros debemos abrir el registro donde tiene el catálogo nuevo, lo seleccionamos y damos clic en Aceptar
Ya dentro del ejercicio vamos al menú Contable- Cuentas- Utilerías- Tablas de equivalencias.
En la pantalla que le muestre se verá del lado izquierdo el catálogo con la nueva estructura, pulse el icono con las carpetas amarillas que está en la parte superior.
Saldrá la siguiente pantalla en done se debe ver el registro a elegir, se le dará clic al botón Nuevo para que se cargar el registro del que se requiere obtener la información.
Posteriormente le mostrará el catálogo de sus empresas, se debe seleccionar la empresa donde ha venido trabajando (donde tiene el catálogo anterior y sus pólizas), se dará clic al botón Aceptar
Dentro del catálogo de datos le aparecerá el registro con el nombre de la empresa de origen, se deberá seleccionar y solo se dará clic en Aceptar
La empresa origen se posicionará de lado derecho con el catálogo de cuentas que ya no va a utilizar.
Nota: Para este proceso solo se usan las cuentas de ultimo nivel Para poder cargar las equivalencias, es decir, indicar a que cuentas le pertenecerá cada movimiento, se dará solo un clic a la cuenta deseada dentro del catálogo del lado izquierdo (empresa nueva)
Posteriormente se dará solo un clic a la cuenta deseada para el cambio dentro del catálogo del lado derecho (empresa anterior)
Para confirmarle al sistema de que cuenta a que cuenta quiere pasar los movimientos se debe dar clic al botón +Agregar equivalencia, de acuerdo a la selección anterior de las cuentas se tonaran de color vede y en la parte inferior de la pantalla se muestra cómo se va generando la equivalencia para la reclasificación de las cuentas
En caso de que por error empate una cuenta mal, le mandara un mensaje de que ya existe un registro
Para corregir esta situación debe dar clic en Aceptar y solo seleccionar la cuenta correcta En el caso de que alguna cuenta se empato erróneamente, en la parte inferior de la pantalla se deberá seleccionar la equivalencia y pulsar el botón –Elimina equivalencia
Se borrará el registro, después deberá realizar el movimiento correcto y continúe con el proceso hasta empatar todas las cuentas solo de último nivel.
¡¡¡ Importante!!! En caso que ingrese cuentas en el catálogo nuevo pueden quedar sin empatar ya que no existían en el catálogo anterior. Cuando finaliza de empatar los catálogos sólo pulse Aceptar para cerrar y proceder a realizar la Exportación de pólizas de la empresa anterior e Importarlas a la empresa nueva. Proceso de Exportación e Importación de pólizas Exportación: Lo primero que se tiene que realizar es la exportación (descarga) de las pólizas de la empresa anterior, para esto abra la empresa donde tiene la información y en el menú Contable – Pólizas- Utilerías – Exportación (guía 1144).
En la pantalla siguiente, coloque los datos solicitados como directorio (carpeta donde va a guardar el archivo .txt que se genera), nombre del archivo (nombre con el que identificará el archivo txt), mes, tipo de póliza y rango de número de las mismas y pulse la paloma verde.
¡¡¡ Importante!!! Se recomienda exportar mes por mes, un tipo de póliza a la vez y en caso de que sean muchas las pólizas por tipo exportar rangos pequeños Importación: una vez que ya se haya realiza la exportación de pólizas se debe realizar la Importación (carga) en la empresa donde tiene el catálogo nuevo, desde el menú Contable-Pólizas – Utilería- Importación (guía 1144).
Llene los datos de las pólizas (archivos) a importar, directorio (carpeta donde se generó el archivo txt), nombre del archivo (es indispensable que coloque la extensión .txt), mes, tipo de póliza, seleccionar la Opción de carga y pulse la paloma verde.
Al terminar de importar las pólizas es necesario correr una verificación de saldos (guía 1373), desde pestaña Contable- Verifica de saldos ¡¡¡Importante!!! Al realizar el proceso de la tabla de equivalencias sólo pasan los movimientos de las pólizas importadas más NO los saldos iniciales, para esto tendrá que realizar el Traspaso de saldos (guia 1384), En la empresa con el cataogo nuevo ira a l menú Contable-Traspaso de saldos, activando al momento del traspaso la opción de "usando el directorio de tablas de equivalencia" y darle clic en Aceptas
En caso de que no esten todas las cuentas de ultimo nivel relacionadas el sistema mandara el siguiente mensaje, por lo que se tiene que revisar el proceso de las equivalencias nuevamente.
O bien, la captura de los mismos, se puede apoyar en la Guía 1149 Tema 3- Captura de Saldos Iniciales ¡Comuníquese con nosotros! Contáctenos al teléfono: 55 88 72 27 95 Y 96 e-mail: [email protected] Estrategia Empresarial S.A. de C.V. |
