La pérdida de información digital puede deberse a más de un factor, desde el error humano hasta la falla del equipo. A pesar de que hayas guardado la información, ¿no es mejor hacer un respaldo? La respuesta es sí y verás porqué.
Las consecuencias de no crear un respaldo en tu información
El mal manejo de la información dentro de una empresa afecta financieramente a la misma, sin importar al área donde haya ocurrido. Sin embargo, es inevitable que el error humano se presente y por lo tanto, debemos de contar con un plan de prevención.
Si pierdes datos de facturación, administrativos o cualquier archivo que contenga información sensible puede recaer en el prestigio de tu empresa. Procura mantener a salvo estos documentos para que tus clientes y proveedores se mantengan seguros con tu empresa.
Para complementar, el 55 % de las Pymes no mantiene a su personal en constante capacitación (INEGI 2022). Esto quiere decir que al no mantenerse actualizado con el equipo tecnológico, aumenta la posibilidad de un mal manejo o ubicación de los archivos.
La regla 3-2-1 backup
Puedes comenzar el buen hábito de guardar tu información con la regla 3-2-1 backup.
Su objetivo es reforzar los datos que manejes en tus dispositivos. A continuación te explicamos los pasos:
3 copias: Básicamente consiste en tener tres copias para el resguardo de tu información. La primera copia es la original y las otras dos son las que vas a generar en caso de que la primera copia fallé y tengas que acudir a la segunda, pero si se presenta el caso de que ambas copias fallen, la tercera es tu opción.
2 dispositivos de almacenamiento: Recordemos que la primera copia es la que se encuentra dentro del equipo que está en uso. Pero, las copias restantes deben de guardarse en una memoria USB, micro SD o cualquier unidad de almacenamiento que se adapte a la cantidad de datos que manejes.
1 copia fuera de peligro: Una de las tres copias que hicimos se va a resguardar fuera de tu zona de trabajo ¿Por qué? Para descartar la situación en la que te imposibilite asistir a tu zona de trabajo. Por ejemplo, ante un sismo o incendio.
La contabilidad y los respaldos
Un punto que debemos de recordar es que debes de mantener actualizadas tus copias de respaldo. La periodicidad para hacerlo depende del uso que le das a información. Por lo que debes procurar hacerlo o no tendría sentido tener una copia desactualizada.
Si eres una persona que maneja la contabilidad, no hay nada mejor que tener un salvavidas para tus documentos PDF y XML. No dejes el tema de la seguridad a un lado, puedes apoyarte de varios métodos o si lo prefieres, complementa tu seguridad con Respaldos C2K.
Genera respaldos de tus sistemas administrativos y contables como Contafiscal C2K, Documentos Digitales C2K y Administrador C2K.
La operación de estos sistemas se maneja de distinta manera:
Administrador C2K: el respaldo es por grupo de empresa. Por lo que si manejas más de una empresa, el proceso deberá realizarse por cada grupo.
Contafiscal C2K: El respaldo lo realiza por ejercicio.
Documentos Digitales C2K: El respaldo es por empresa.
Recuerda que mantener la privacidad y el resguardo de la información da buena imagen a la empresa. Por lo que, también puedes eliminar el bloatware de tus dispositivos.
